Obwohl die rechtlichen Rahmenbedingungen schon seit einiger Zeit bestehen, setzen sich elektronische Rechnungen erst seit Kurzem immer mehr durch. Dabei ist es für Sie als Unternehmer äußerst wichtig einige Prüfschritte durchzuführen, um Ihren Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.


Was müssen Sie beim Empfang elektronischer Rechnungen beachten?

Zuerst müssen Sie die digitale Signatur auf ihre Gültigkeit überprüfen (siehe unten). Nur eine gültige digitale Signatur - neben den weiteren gesetzlichen Rechnungsmerkmalen - berechtigt zum Vorsteuerabzug.
Des Weiteren sind die übermittelten Rechnungen sieben Jahre lang elektronisch aufzubewahren (z.B. CD, DVD). Vergessen Sie nicht, dass ein Ausdruck auf Papier nicht ausreicht. Der Rechnungsempfänger muss außerdem der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen, wobei auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten zu beachten sind. Die Zustimmung kann aber auch konkludent durch tatsächliches Praktizieren erfolgen.


Wie überprüft man die elektronische Signatur bei einer signierten pdf-Datei?

Im Fall einer unsichtbaren Signatur müssen Sie auf den Reiter „Unterschriften“ oder „signatures“ klicken. Im Anschluss öffnet sich links neben dem Dokument ein Infofenster mit den Signaturdaten.Wenn es sich um eine sichtbare Signatur handelt, so befindet sich auf dem Dokument ein Feld mit Signaturinformationen (Unterschriften). Durch Klicken auf dieses Feld erscheint ein Infofenster, das den Gültigkeitsstatus der Signatur angibt. Sollte Ihre Überprüfung keine gültige Signatur ergeben, empfehlen wir Ihnen den  Rechnungsaussteller zu kontaktieren und eine Rechnung mit gültiger Signatur anzufordern.