Die Bilanzskandale der letzten Jahre und die weltweite Finanzkrise zeigen deutlich, wie wichtig ein intaktes internes Kontrollsystem (kurz „IKS“) ist. Durch eine ständig steigende Komplexität der Geschäftstätigkeit und der gesetzlichen Vorschriften nimmt die Bedeutung von internen Kontrollsystemen kontinuierlich zu.

Ein gut funktionierendes, auf Ihre Unternehmensgröße und Branche abgestimmtes internes Kontrollsystem ist nicht nur als notwendiges Instrument zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften zu sehen, sondern bietet vor allem auch die Chance, die Führungs-, Prozess- und Kontrollebene zu verbessern.


Sind Ihnen folgende Szenarien bekannt?

• Ein Mitarbeiter Ihrer Einkaufsabteilung bestellt hohe Produktmengen, ohne dazu befugt zu sein. Der Einkauf ist im Budget nicht vorgesehen. Es fehlt an einer unternehmensweiten Freigabestrategie.
  
  
• Einer Ihrer Lieferanten liefert Ware in einer falschen Stückzahl. Dieser Fehler wird beim Empfang der Ware übersehen.
  
  
• Einer Ihrer Kunden hat bei Ihnen ein bestimmtes Kreditlimit. Er nimmt mehrere Bestellungen vor, die sein Limit in Summe übersteigen. Die von ihm erteilte Order wird produziert noch bevor sichergestellt ist, dass der Auftrag von ihm finanziert werden kann.

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!

Ein professionelles internes Kontrollsystem stellt sicher, dass solche Risiken durch standardisierte Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen so gering wie möglich gehalten werden. Es vermeidet darüber hinaus Freigabeunsicherheiten und unangenehme Prozessverzögerungen und stellt sicher, dass

• die finanziellen Informationen zuverlässig, transparent und vollständig sind
• die Geschäftsprozesse effektiv und effizient abgewickelt werden
• Störungen, Verluste und Überraschungen im Geschäftsbetrieb vermieden werden
• Rahmenbedingungen (Gesetze, Bestimmungen, interne Regelungen, Verträge, etc.) eingehalten werden
• das Vermögen geschützt wird und
• Kompetenzen klar geregelt sind.

Weniger ist in vielen Fällen mehr

Ganz nach dem Motto „Weniger ist mehr“ sollten interne Kontrollsysteme pragmatisch und funktionell aufgebaut sein. Entscheidend ist, dass die wesentlichen Risiken und Geschäftsprozesse im Mittelpunkt stehen und der Fokus auf der organisatorischen Umsetzung der Entscheidungen der Geschäftsführung liegt.


Bewegung statt Stillstand

Wichtig ist, dass das interne Kontrollsystem laufend an die Anforderungen aller Interessenvertreter, wie z.B. Gesetzgeber, Aktionäre, Mitarbeiter, etc. angepasst und optimiert wird. Es handelt sich dabei um einen ständigen Prozess, der nicht mit der Einführung des IKS beendet ist.


Unser Tipp

Ein IKS muss gelebt werden und sollte mit einem Risikomanagementsystem verbunden sein! Das beste Konzept nützt nichts, wenn Sie das IKS nicht umsetzen oder maßgebende Weisungen und Richtlinien verletzen bzw. übergehen oder nicht beachten. Dazu sind gut ausgebildete Mitarbeiter ebenso wichtig wie eine offene Unternehmens- bzw. Risikokultur.