Auch wenn sie steuerfrei sind, will das Finanzamt ab heuer dazu genaueste Aufzeichnungen!
Stellen Sie Mitarbeitern Essensgutscheine zur Verfügung, dann gelten schon bisher Regelungen und Voraussetzungen, damit diese Gutscheine abgabenfrei bleiben.
Abgabenfreie Essensgutscheine allgemein
Sie können Ihren Mitarbeitern Essensgutscheine im Wert von bis zu 8 Euro pro Arbeitstag abgabenfrei zur Verfügung stellen, sofern die Gutscheine nur zur Konsumation von Mahlzeiten eingelöst werden können. Wenn mit den Gutscheinen auch Lebensmitteln gekauft werden können, reduziert sich der Betrag auf 2 Euro pro Arbeitstag.
Mitarbeiter können mehrere Gutscheine auf einmal einlösen, Sie als Arbeitgeber müssen aber jedenfalls sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nur einen Gutschein pro Arbeitstag erhalten.
Wenn Sie bisher schon Essensgutscheine zur Verfügung gestellt haben und auf die Grenzen (Höhe und Anzahl der Gutscheine) geachtet haben, war es bisher nicht notwendig dies in der Lohnverrechnung abzubilden.
Was ändert sich?
Die Regelung selbst bleibt unverändert – seit dem 1.1.2026 muss jedoch der Wert der zur Verfügung gestellten Gutscheine je Mitarbeiter auf dem Lohnkonto geführt werden und am Jahresende im Rahmen des Jahreslohnzettels („L16“) an die Finanz übermittelt werden.
Wird Ihre Lohnverrechnung bei uns im Haus gemacht, übernehmen selbstverständlich wir für Sie diese Meldung. Ihr Hübner & Hübner Payroll Manager wird Sie gesondert und im Detail direkt informieren, welche Schritte und Informationen für die Umsetzung erforderlich sind.
TIPP: Wenn Sie einen externen Dienstleister nutzen, der die Abwicklung der Essensgutscheine für Sie übernimmt (Pluxee/Sodexo, Edenred, etc.), reden Sie am besten kurz mit Ihrem dortigen Ansprechpartner. Alle großen Anbieter bieten in der Regel die Möglichkeit einen Export zu erstellen, der in der Payroll verarbeitet werden kann.
HINWEIS: Vergessen Sie nicht auch die Jänner-Gutscheine ggf. nach zu erfassen!
Ausblick
Der Gesetzgeber ändert derzeit sehr grundlegend, welche Informationen aus der Payroll zukünftig an die Finanz geschickt werden müssen. Leider gibt es hier noch keine abschließenden Informationen, aber einige Ungewissheiten. Wir halten Sie dazu selbstverständlich auf dem Laufenden!
Wenn Sie Fragen zu den Essensgutscheinen haben (Einsatzmöglichkeiten, Vereinbarungen, etc.) steht Ihnen unser Beraterteam sehr gerne zur Verfügung!