Das neue Home Office Paket ist seit kurzem in Kraft und hat einige steuer- und auch arbeitsrechtliche Änderungen mit sich gebracht. Die wesentlichen steuerlichen Punkte aus Arbeitgebersicht finden Sie hier. In einem zweiten Newsletter werden wir Sie demnächst auch über die steuerlichen Neuerungen für Dienstnehmer informieren.
Die steuerlichen Veränderungen durch das neue Homeoffice Paket bringen im Wesentlichen Veränderungen in zwei Bereichen mit sich: Einerseits wurden die Möglichkeiten der Dienstnehmer Aufwendungen im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend zu machen ausgedehnt und andererseits wurden auch Arbeitgebern mehr Möglichkeiten eingeräumt, ihren Dienstnehmern Leistungen steuerfrei zukommen zu lassen.
Digitale Arbeitsmittel
Digitale Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt, stellen somit keinen geldwerten Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar und bedürfen keiner Berücksichtigung eines Sachbezugs. Darunter fällt neben Computer, Bildschirm, Handy, Drucker und Tastatur beispielweise auch der Internetanschluss.
Zahlung einer steuerfreien Homeoffice Pauschale
Stellt der Dienstgeber dem Dienstnehmer keine Arbeitsmittel zur Verfügung, kann sich arbeitsrechtlich ein Anspruch auf eine Vergütung daraus ergeben. Steuerlich ist es nun möglich, bis zu 3 Euro täglich je Homeoffice Tag steuerfrei auszuzahlen. Der steuerfreie Gesamtbetrag ist mit maximal 100 Homeoffice Tagen pro Jahr und somit 300 Euro begrenzt.
Gemäß der Lohnkontenverordnung müssen die Homeoffice Tage auf dem Lohnkonto geführt werden und als Teil des Jahreslohnzettels („L16“) am Ende des Jahres für jeden Mitarbeiter auch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Ein monatlicher Ausweis der Homeoffice Tage auf dem Gehaltszettel ist jedoch nicht notwendig. Ebenso wenig muss eine „monatsgenaue“ Übermittlung der Homeoffice Tage an die Finanzverwaltung erfolgen; eine Summe für das Jahr ist ausreichend. Sehr wohl muss die Aufzeichnung im Hintergrund aber genau geführt werden; im Falle einer Abgabenprüfung sind hier auf Verlangen Nachweise vorzulegen.
Die Erfassung der Homeoffice Tage liegt somit in der Verantwortung des Dienstgebers – auch wenn keine Homeoffice Pauschale ausbezahlt wird, müssen die Homeoffice Tage trotzdem mitgeführt und einmal jährlich an das Finanzamt gemeldet werden. Wenn Sie Ihre Lohnverrechnung von unseren Spezialisten führen lassen, müssen Sie uns lediglich einmal am Ende des Jahres die Homeoffice Tage je Mitarbeiter in Ihrem Flexiform zukommen lassen, wir kümmern uns um den Rest.
Als Homeoffice Tage zählen dabei ausschließlich Tage an denen nur von der eigenen Wohnung aus gearbeitet wurde. Wird beispielweise vormittags von zuhause aus gearbeitet und am Nachmittag im Büro, handelt es sich nicht um einen Homeoffice Tag aus steuerlicher Sicht.
Da diese Regelung zu Jahresbeginn noch nicht bekannt war, haben Unternehmen in der Regel auch keine entsprechenden Aufzeichnungen geführt. Daher können die Homeoffice Tage für die erste Jahreshälfte 2021 (also von Jänner bis Juni) geschätzt werden.
Das Einkommenssteuergesetz stellt dabei keine Anforderungen an die Auszahlungsmodalität. Das Pauschale kann sowohl tatsächlich je Homeoffice Tag ausbezahlt werden (also beispielweise 3 Euro je Homeoffice Tag – der Betrag pro Monat schwankt daher), als auch als tatsächliche Pauschale (z.B. konstant 25 Euro, ungeachtet der tatsächlichen Homeoffice Tage im jeweiligen Monat).
In der zweiten Variante lässt sich die tatsächliche Steuerfreiheit eventuell erst im Nachhinein ermitteln, da erst im Dezember abschließend feststeht, wie viele Homeoffice Tage ein Dienstnehmer tatsächlich hatte. Aktuell ist davon auszugehen, dass bei Abweichungen am Jahresende eine Rollung erfolgen muss.
Ebenfalls nicht im Einkommensteuergesetz geregelt ist die Frage, ob überhaupt und in welcher Höhe eine Homeoffice Pauschale zu leisten ist. Grundsätzlich dient die Pauschale dazu, den Mehraufwand für die private Beistellung der digitalen Arbeitsmittel durch den Dienstnehmer abzugelten. Stellt der Arbeitgeber bereits alle erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung, so entsteht kein Anspruch auf eine Pauschale.
Es ist daher jedenfalls empfehlenswert eine entsprechende Homeoffice Vereinbarung mit den Dienstnehmern abzuschließen. Gerne stehen wir Ihnen dazu, wie auch zu Ihren Fragen rund um die steuerlichen Neuerungen im Homeoffice zur Verfügung.
